分工清楚，活動執行不迷糊

當活動決定執行之後，應馬上成立一個活動籌備小組，推舉一個比較有能力或對整個活動比較了解的人擔任統籌（不一定是組織的負責人），並就工作內容區分組別、擇定人選擔任組長。透過走位（沙盤推演）可以很精確的列出各組工作項目、工作進度、完成時間、負責執行人員以及所需經費等。

為了創造居民參與社區活動的機會，可將活動工作項目分得很細，並且讓各組有充分自主決定細部執行方法的空間。統籌的人必須隨時注意工作進度及各組間橫向的協調與支援，並準備執行替代方案，以便因天候、場地、人員等特殊狀況發生時採取緊急應變措施。執行過程更應注意各人的分工與權限，為了避免因權責分派不清所產生的執行盲點，設立單一窗口及發言人是建立統一權限及正確資訊最佳的方法。
 
事後檢討，互相漏氣求進步
我們常常在辦理活動時發生同樣的錯誤，也常常因沒有紀錄活動的感人過程與精采內容而婉惜。檢討是避免重蹈覆轍最佳的方法，也是學習的最佳機會，但是檢討往往也是大家彼此「吐槽」的時刻，大家習慣把錯誤歸咎別人的過失，把成功歸為自己的投入。如果沒有適時的鼓勵與包容，下次活動將很難找到人參與。

活動過程紀錄，可分影像或文字等記錄方式，除了提供各相關補助單位的成果報告外，最珍貴的是有一些活動具有歷史意義，有些照片或影像將來可能成為歷史資料，這些感人的照片或影像也可能成為凝聚社區民眾的媒介。
 
經費核銷注意事項 
一個活動結束之後馬上面臨的就是繁瑣的核銷工作，不同的補助單位可能會有不同的核銷程序與標準，我們常常會發現有些可以用領據核銷，有些就必須要求原始憑證核銷，但是大部分的核銷均有一定的程序。由於大部分社區組織因為缺乏經費核銷經驗，常常因為單據的抬頭、科目、金額、日期等核銷問題遭到退件修正，

有些甚至超過核銷期限而補助經費被取消。為了避免因對核銷的誤解而影響社區組織的財務運作，因此在活動之前，應與補助單位的承辦人員溝通經費核銷方式，以便在廠商申請支付活動費用時，正確開例發票或收據，以避免不必要的退件與修改，如果以原始憑證核銷，自己則必須先將憑證拷貝一份以備內部審查及存檔之用。

另外大部分單位均會要求提成果資料，內容一般都以A4規格的紙張黏貼活動照片，並說明活動照片內容加上封面再裝訂成冊即可。最後行文給補助單位，將領據、黏貼 憑證、成果報告等作為附件申請核銷撥款，到這裡才能算是整個活動的完成。

（摘自：企管顧問,顧問公司,政府補助, SBIR,補助計畫,科專計畫, 創業, 企業補助  討論區）

參考文獻：

1創新育成中心

2現場管理實務培育出色的基層主管

3陳雪華、邱子恆、范中威 知識經濟時代中知識管理人才培育之探討

資料來源：金魚不是魚Xuit

巨群企管顧問